Piscinas y Carriles en BPMN: Definición Clara de Responsabilidades
En un diagrama BPMN, piscinas y carriles son elementos visuales esenciales utilizados para definir quién hace qué. Más que simples herramientas de diseño, ayudan a estructurar los procesos claramente, mostrando roles, departamentos, organizaciones o sistemas involucrados en la ejecución. Una piscina siempre representa un participante en el proceso — alguien o algo que ejecuta o colabora en el proceso, como una empresa, un departamento o un sistema. Esta separación visual ayuda a aclarar cómo los participantes interactúan a través de intercambios de mensajes y responsabilidades claramente definidas.
¿Qué es una piscina?
Para comenzar a estructurar un proceso BPMN, primero necesitas identificar quién está involucrado. Una piscina es el elemento que representa a cada participante — ya sea una empresa, departamento o sistema — que desempeña un papel en el proceso.
Una piscina puede representar:
- Una organización (por ejemplo, "Proveedor")
- Un departamento (para procesos internos colaborativos)
- Un sistema (como “ERP” o “CRM”)
En modelos de procesos colaborativos, cada piscina muestra qué participante realiza qué parte del proceso, y cómo intercambian información a través de flujos de mensajes.
¿Qué son los carriles?
Después de identificar a los participantes, el siguiente paso es entender cómo se dividen las responsabilidades dentro de cada uno. Ahí es donde entran los carriles: son subdivisiones internas dentro de una piscina que muestran quién es responsable de cada tarea.
Los carriles dividen una piscina en roles, departamentos o funciones dentro del participante.
- Ayudan a asignar responsabilidad a cada tarea.
- Muestran colaboración entre áreas.
- No contienen lógica — son simplemente organizadores visuales.
Flujo de Secuencia vs. Flujo de Mensaje
Al modelar procesos de negocio con múltiples participantes (representados por piscinas), es esencial entender cómo se conectan las tareas. No todas las conexiones son iguales — hay una clara diferencia entre flujos internos, que muestran el orden de actividades dentro de un participante, y flujos de mensaje, que muestran la comunicación entre diferentes participantes.
- Flujo de Secuencia (flechas sólidas): conecta actividades dentro de la misma piscina, mostrando el orden de ejecución.
- Flujo de Mensaje (líneas discontinuas): conecta actividades entre diferentes piscinas, indicando intercambio de información o coordinación.
✅ Mejores Prácticas
Ahora que entiendes los pools, las líneas y los tipos de flujo, aquí tienes algunas mejores prácticas para ayudarte a usar estos elementos de manera efectiva y mantener tu diagrama claro, preciso y listo para la ejecución o documentación.
- Usa pools separados para participantes distintos.
- Usa líneas para definir claramente las responsabilidades dentro de un pool.
- Nunca conectes pools con Flujo de Secuencia — siempre usa Flujo de Mensaje.
- Nombra los pools y las líneas claramente usando términos que tu organización entienda.
- Evita nombrar las líneas con nombres de individuos. Usa roles o funciones (por ejemplo, “Analista de Compras” o “Gerente de Finanzas”) para que el proceso de negocio siga siendo válido incluso si el equipo cambia.
💡 Buenos ejemplos de nombres de líneas: “RRHH,” “Finanzas,” “Gerente del Solicitante”
❌ Evita: “Juan Pérez,” “Ana Pereira”
Cómo Manejar Mensajes Entre Pools
En BPMN, la comunicación entre diferentes participantes (representados por pools separados) siempre debe realizarse utilizando flujos de mensajes — no flujos de secuencia. Para representarlo correctamente, puedes usar tipos de tareas específicos y eventos de mensajes diseñados para este propósito.
Aquí están los elementos principales que puedes usar:
Tarea de Envío
Una Tarea de Envío se utiliza cuando el proceso necesita enviar un mensaje a otro pool. Muestra visualmente que el propósito principal de la tarea es despachar un mensaje a un participante.
💡 Ejemplo: Después de validar una solicitud de terminación, se puede usar una Tarea de Envío para notificar al departamento de TI.
Tarea de Recepción
Una Tarea de Recepción se utiliza cuando el proceso está esperando recibir un mensaje específico de otro pool antes de continuar. Representa un punto de espera explícito para la comunicación entrante.
💡 Ejemplo: El equipo de TI puede usar una Tarea de Recepción para esperar una solicitud formal para revocar el acceso.
Eventos de Mensaje Intermedios
También puedes usar Eventos de Mensaje Intermedios para modelar puntos de comunicación más flexibles.
- Evento de Mensaje de Lanzamiento (Enviar): usado para enviar un mensaje a mitad del proceso.
- Evento de Mensaje de Captura (Recibir): usado para esperar un mensaje antes de continuar el flujo.
Estos son útiles cuando el mensaje no es el objetivo principal de la tarea, sino parte de una actividad más grande.
💡 Ejemplo: Un evento de mensaje de captura puede colocarse antes de una tarea de aprobación que solo debe comenzar una vez que se reciba una confirmación externa.
Evento de Inicio de Mensaje
Si un proceso es activado por un mensaje de otro participante, puedes usar un Evento de Inicio de Mensaje al comienzo de ese proceso.
💡 Ejemplo: El proceso de “Gestión de Acceso al Sistema de TI” puede comenzar con un Evento de Inicio de Mensaje cuando recibe una solicitud del proceso de RRHH.
Usar la combinación correcta de tareas de mensaje y eventos ayuda a que el flujo del proceso sea más preciso, mantenible y listo para la automatización — especialmente cuando se involucran sistemas o socios externos.
Evento de Fin de Mensaje
Un Evento de Fin de Mensaje se utiliza cuando un proceso termina enviando un mensaje a otro participante. Representa el punto final del proceso, donde se despacha un mensaje — a menudo para notificar a otro equipo o desencadenar un proceso de seguimiento.
- Es visualmente similar a otros eventos de fin, pero marcado con un símbolo de sobre.
- Comúnmente usado en subprocesos o procesos de apoyo que deben informar de nuevo al flujo principal.
💡 Ejemplo: Después de completar la verificación de deudas, el proceso financiero termina con un Evento de Fin de Mensaje que notifica al equipo de RRHH, permitiéndoles proceder con los pasos finales.
Ejemplo Práctico: Terminación de Empleo
Ahora exploremos un ejemplo de BPMN para reforzar lo que hemos aprendido, esta vez utilizando el proceso de Terminación de Empleo.
Este es un escenario común en el mundo real que requiere coordinación entre múltiples equipos, como RRHH, gerentes directos y el departamento de TI, para asegurar que todos los pasos se completen de manera segura, consistente y en el orden correcto.
En este ejemplo, nos enfocamos en cómo usar flujos de mensajes entre pools para:
- Iniciar procesos en otros equipos
- Mantener el proceso principal débilmente acoplado mientras se mantiene la coordinación
- Transicionar tareas entre carriles para reflejar cambios de responsabilidad basados en roles
Comencemos analizando los flujos destacados en la imagen a continuación.
La flecha A muestra un flujo de secuencia que conecta dos tareas dentro del mismo pool. A medida que el proceso de Terminación de Empleo avanza de "Completar Documentación de Terminación" a "Validar la Solicitud de Terminación", la responsabilidad cambia entre carriles, representando diferentes roles dentro de la organización.
Además, la flecha B ilustra un flujo de mensajes. Aquí, el proceso principal envía un mensaje al equipo de Gestión de Acceso al Sistema de TI, iniciando un proceso separado para revocar el acceso al sistema. Este subproceso se ejecuta de manera independiente: el proceso principal de terminación no espera su finalización.
Ahora, examinemos cómo el proceso interactúa con el tercer pool.
La flecha C representa un mensaje desencadenado por el evento intermedio “Notificación de Deudas Pendientes” y recibido por el evento de inicio “Proceso de Terminación de Empleado Procesado” en el tercer pool. Este pool contiene una sola tarea, y al completarse, llega al evento final “Verificación de Deuda Completada,” que a su vez envía otro mensaje, representado por la flecha D.
Mientras tanto, en el pool llamante, el usuario de RRHH puede ejecutar la tarea “Cancelar Beneficios y Deducciones” en paralelo con el proceso del tercer pool. Sin embargo, el flujo debe detenerse en “Recibir Mensaje de Verificación Financiera” para esperar la confirmación del equipo financiero.
Este comportamiento de bloqueo asegura que ningún proceso de terminación pueda finalizarse sin la verificación de deudas del equipo financiero.
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Tipos de Pool: Caja Negra y Caja Blanca
A veces, no necesitas o no quieres mostrar lo que sucede dentro de cada participante. Por eso, BPMN te permite representar un pool de dos maneras, dependiendo de cuánto detalle interno quieras mostrar.
1. Pool de Caja Negra
Un pool de caja negra se utiliza cuando no muestras el proceso interno del participante. Aparece en el diagrama, pero no contiene tareas visibles.
- Representa una parte externa a la que envías o de la que recibes mensajes.
- Común para clientes, proveedores, socios o sistemas de terceros.
- Ayuda a mantener el enfoque en lo que es relevante para el proceso que se está modelando.
La imagen a continuación ilustra un buen ejemplo de un pool de Caja Negra. El evento "Adquisición de Bienes Activada" envía un mensaje y espera una respuesta. Dado que el "Proceso de Compra" representa un proceso externo, lo que sucede dentro de él no se muestra, y desde la perspectiva del proceso principal, no importa.
2. Pool de Caja Blanca
Un pool de caja blanca muestra las actividades internas del participante.
- Se utiliza cuando quieres modelar el proceso dentro del participante.
- Puede subdividirse en carriles para mostrar roles o departamentos.
- Te permite rastrear el flujo de secuencia completo dentro de la organización.
El ejemplo de "Terminación de Empleo" mencionado anteriormente es un claro caso de un pool de Caja Blanca, ya que muestra todas las tareas internas y su flujo de ejecución.
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Hemos grabado una lección en video gratuita que te guía paso a paso en la construcción de un proceso BPMN usando un único pool con dos carriles. Es la manera perfecta de entender cómo modelar responsabilidades internas dentro de un participante.
En este video, aprenderás:
- Cómo crear un pool y agregar carriles para diferentes roles o departamentos
- Cómo colocar correctamente las tareas en cada carril
- Cómo conectar tareas usando Flujos de Secuencia dentro del mismo pool
- Y las mejores prácticas de diseño para mantener tu diagrama limpio y profesional
Preguntas Frecuentes
Incluso con los conceptos claramente explicados, algunas preguntas son comunes, especialmente para aquellos nuevos en BPMN. Aquí están las respuestas a las dudas más frecuentes:
¿Puedo usar carriles en diferentes piscinas?
Sí. Cada piscina puede tener su propio conjunto de carriles para representar roles internos o departamentos. Sin embargo, los flujos de mensajes solo deben conectar elementos entre piscinas, nunca entre carriles en diferentes piscinas.
¿Puedo conectar tareas entre piscinas usando flujos de secuencia?
No. Los flujos de secuencia deben permanecer dentro de la misma piscina. Para conectar diferentes piscinas, siempre use flujos de mensajes, ya que representan la comunicación entre participantes.
¿Pueden los carriles ser anidados o jerárquicos?
No. Todos los carriles dentro de una piscina están al mismo nivel. BPMN no admite carriles anidados o con sangría.
¿Debería nombrar los carriles con nombres de personas?
No se recomienda. Siempre use roles, departamentos o títulos de trabajo. Evite nombres personales para que su diagrama siga siendo válido con el tiempo, incluso si los miembros del equipo cambian.
¿Cuándo debería usar una Tarea de Envío vs. un Evento de Fin de Mensaje?
Use una Tarea de Envío cuando enviar un mensaje sea parte de un proceso, generalmente seguido por más tareas. Use un Evento de Fin de Mensaje cuando el proceso termine enviando un mensaje, por ejemplo, notificando a otro equipo que una tarea está completa.
¿Cuál es la diferencia entre una Tarea de Recepción y un Evento de Captura de Mensaje?
Ambos esperan un mensaje, pero una Tarea de Recepción se trata como una tarea completa (puede ser asignada, rastreada, etc.), mientras que un Evento de Captura de Mensaje es más ligero y a menudo se usa para puntos de control o decisión.
¿Cómo inicio un proceso cuando se recibe un mensaje?
Use un Evento de Inicio de Mensaje. Este desencadena el comienzo de un proceso cuando llega un mensaje específico, común en procesos que dependen de solicitudes externas.
¿Qué pasa si tengo múltiples equipos trabajando en paralelo?
Use compuertas paralelas dentro de una piscina, o dispare múltiples flujos de mensajes a diferentes piscinas. Sincronícelos con un evento de recepción de mensaje o compuerta de unión más tarde, dependiendo de su lógica.
Conclusión
Entender cómo definir participantes y responsabilidades usando piscinas y carriles es clave para crear diagramas BPMN que sean claros, colaborativos y listos para la mejora o automatización. Piscinas y carriles hacen que tu proceso sea fácil de leer y esté alineado con cómo realmente funciona tu organización.
