Subprocesos BPMN: Comprender y Organizar Sus Diagramas
A medida que los procesos de negocio crecen en complejidad, los subprocesos se vuelven esenciales para mantener la claridad, la modularidad y la reutilización. En este artículo, aprenderás qué son los subprocesos en BPMN, cuándo usar cada tipo y cómo aplicarlos de manera efectiva.
¿Qué es un subproceso en BPMN?
Un subproceso es una actividad compuesta — en otras palabras, representa una secuencia de tareas agrupadas que se tratan como un solo paso en el proceso principal. En lugar de mostrar todas las actividades a la vez, el modelo muestra solo el bloque del subproceso, con detalles disponibles para aquellos que deseen expandirlo o analizarlo por separado. Los subprocesos ayudan a: - Dividir grandes procesos en partes más manejables; - Reutilizar lógica común; - Hacer que los diagramas sean más fáciles de leer y mantener.
Beneficios de usar subprocesos
Los subprocesos son aliados estratégicos en el modelado de procesos porque promueven la claridad, la modularidad y la estandarización. Al organizar un proceso en partes más pequeñas y cohesivas, mejoras la comunicación entre equipos y haces que el modelo sea más fácil de mantener y evolucionar con el tiempo.
- Organización: Mantiene el proceso principal limpio agrupando actividades relacionadas en bloques.
- Enfoque: Permite dividir responsabilidades entre áreas o equipos, facilitando la delegación y comprensión.
- Estandarización: Permite la reutilización consistente de flujos que se repiten en diferentes partes del negocio.
- Gobernanza: Mejora el control sobre partes críticas del proceso, apoyando el mantenimiento y la auditabilidad.
Tipos de Subprocesos BPMN 2.0
Al modelar un proceso de negocio, es común identificar partes que merecen más detalle o agrupación lógica. BPMN 2.0 ofrece diferentes tipos de subprocesos para este propósito, cada uno con un rol específico. Comprender estas variaciones es esencial para representar tu proceso de manera clara y precisa.
La tabla a continuación ofrece una visión general de los tipos principales:
| Tipo de Subproceso | Descripción |
|---|---|
| Subproceso Embebido | Definido y detallado dentro del diagrama principal. Puede ser expandido o colapsado. |
| Actividad de Llamada | Llama a un proceso externo y reutilizable que puede ser versionado por separado. |
| Subproceso de Evento | Se activa por eventos como mensajes, tiempos de espera o señales. |
| Subproceso Ad-Hoc | Ejecución flexible sin un orden de tareas predefinido. |
| Subproceso Transaccional | Representa una transacción que puede ser confirmada o revertida. |
Subproceso Embebido
Un subproceso embebido es el subproceso más sencillo en BPMN. Se modela dentro del mismo diagrama de proceso, lo que significa que sus tareas internas están completamente contenidas dentro del proceso padre.
Características clave:
- Parte del proceso principal, con eventos de inicio y fin integrados.
- Puede ser representado de dos maneras:
- Colapsado: un rectángulo con un icono de “+” en el centro.
- Expandido: muestra todas las tareas internas directamente en el diagrama.
- Ideal para detallar una sección del proceso sin crear un nuevo diagrama.
- No puede ser reutilizado en otros procesos.
✅ Cuándo usar:
- Cuando las tareas están estrechamente relacionadas con el proceso principal.
- Para mejorar la legibilidad del diagrama agrupando acciones relacionadas.
- Cuando no se necesita reutilización en otros flujos.
Ejemplo:
En un proceso de "Registro de Nuevo Cliente", tareas como verificar documentos, validar datos y aprobar el registro pueden agruparse en un subproceso embebido llamado "Verificar y Aprobar Cliente".
Actividad de Llamada: el verdadero "subproceso reutilizable"
En BPMN 2.0, el elemento oficial para la reutilización se llama Actividad de Llamada.
💡 ¿Qué es?
Una Actividad de Llamada es una actividad que invoca un proceso separado, el cual puede ser reutilizado en diferentes procesos o en múltiples puntos dentro del mismo.
Esto es ideal para centralizar subprocesos recurrentes como:
- “Aprobar Solicitud”
- “Emitir Factura”
- “Validar Datos del Cliente”
Beneficios de la Actividad de Llamada:
- Permite la estandarización de subprocesos críticos en toda la organización.
- Soporta el mantenimiento centralizado: cambiar el proceso llamado lo actualiza en todos los lugares donde se utiliza.
- Reduce la redundancia y la inconsistencia lógica entre departamentos.
Subproceso de Evento
El Subproceso de Evento fue introducido en BPMN 2.0 (lanzado oficialmente en 2011) y representa un subproceso que no es parte del flujo de secuencia principal, pero puede ser activado cuando ocurre un evento específico, como un mensaje, una condición de tiempo o un error.
🌟 Casos de uso típicos
| Situación | Cómo se aplica el Subproceso de Evento |
|---|---|
| Tiempo de respuesta excedido | Subproceso de Evento de Temporizador envía notificación o escala. |
| Mensaje externo recibido | Subproceso de Evento de Mensaje inicia un flujo alternativo. |
| Ocurrió un error | Subproceso de Evento de Error maneja fallos adecuadamente. |
| Cancelación solicitada | Subproceso de Evento de Señal reacciona a una señal activada por otro proceso. |
⚠️ Interrumpido vs No interrumpido
- Interrumpido: Detiene el flujo del proceso principal cuando se activa.
- No interrumpido: Se ejecuta en paralelo sin afectar el proceso en curso.
Puedes identificar esto por la línea del evento de inicio:
- Línea sólida = interrumpido
- Línea discontinua = no interrumpido
Ejemplo:
En un Proceso de Aprobación, si no se recibe respuesta dentro de 5 días hábiles, un Subproceso de Evento de Temporizador puede enviar una alerta al gerente y cerrar automáticamente la solicitud.
✅ Cuándo usar:
- Para manejar excepciones, retrasos o eventos externos.
- Para modelar acciones que dependen de eventos paralelos.
- Cuando se necesita monitoreo automático y respuesta.
Subproceso Ad-Hoc: cuando el orden de las tareas no importa
El Subproceso Ad-Hoc se utiliza cuando las tareas internas pueden ejecutarse en cualquier orden, o incluso opcionalmente, dependiendo del contexto o del juicio humano.
Características clave:
- No hay una secuencia explícita entre las tareas.
- Las actividades pueden realizarse parcialmente, completamente o ser omitidas.
- Ideal para procesos creativos, colaborativos o exploratorios.
✅ Cuándo usar:
- En contextos sin secuencia predefinida.
- Para modelar flujos de trabajo informales o creativos.
- Cuando los participantes deciden qué hacer, cuándo y si hacerlo.
Ejemplo:
En un subproceso llamado “Planificar Evento Corporativo”, tareas como:
- Elegir lugar
- Definir ponentes
- Planificar refrigerios
- Diseñar materiales promocionales
...pueden ocurrir en cualquier orden o simultáneamente. Lo importante es que todas se realicen antes del evento, pero el orden depende del equipo.
Subproceso Transaccional: para operaciones controladas de múltiples pasos
El Subproceso Transaccional se utiliza cuando necesitas asegurarte de que un grupo de actividades se complete como una unidad: o todas tienen éxito, o ninguna lo hace. Este tipo de subproceso representa una transacción en el sentido de negocio y es útil cuando deseas modelar el comportamiento de confirmación/rollback.
Características clave:
- Encapsula actividades que deben tener éxito juntas.
- Puede ser abortado, revertido o confirmado usando eventos intermedios.
- Se utiliza en procesos que requieren compensación o manejo de errores si algo sale mal.
✅ Cuándo usar:
- Para operaciones financieras o legales donde la finalización parcial no es aceptable.
- Cuando el fallo de un paso requiere deshacer pasos anteriores.
- Cuando deseas modelar explícitamente límites de confirmación/cancelación.
Ejemplo:
En un proceso de Aprobación de Préstamo, podrías tener un subproceso transaccional para “Firmar Contrato y Liberar Fondos.” Si el contrato no se firma, cualquier preparación (como reservar fondos) debe deshacerse, modelado como un flujo de compensación.
Mejores prácticas al usar subprocesos
- Utiliza subprocesos para agrupar tareas lógicamente relacionadas.
- Prefiere Actividades de Llamada cuando el mismo flujo necesita ser reutilizado.
- Usa Subprocesos de Evento para manejar excepciones, retrasos e interrupciones.
- Nombra los subprocesos claramente usando verbo + complemento: "Revisar Solicitud", "Registrar Petición".
- Documenta los procesos llamados en Actividades de Llamada — incluyendo versión, propietario y propósito.
Ejemplos prácticos
En un proceso de “Solicitud de Material” de la imagen a continuación, el subproceso “Gestionar la Preparación y Entrega de Pedido” gestiona todas las tareas desde la selección de artículos hasta el envío al solicitante.
Si expandes el subproceso, puedes ver todas las tareas internas que componen este flujo, proporcionando claridad mientras se mantiene el proceso principal conciso.
En otro ejemplo, hay dos Actividades de Llamada: "Registrar Proveedores" y "Recibir Bienes Comprados".
Cuando navegas al proceso detrás de "Registrar Proveedores" puedes ver todo el flujo del subproceso.
Lo interesante aquí es que el proceso llamado comienza con un evento de inicio de mensaje simple, lo que significa que puede iniciarse manualmente en cualquier momento. Esto añade mayor flexibilidad al diseño general, ya que el subproceso también puede operar de manera independiente cuando sea necesario.
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Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre subprocesos BPMN
¿Cuál es la principal diferencia entre un Subproceso Integrado y una Actividad de Llamada?
Un Subproceso Integrado se define y detalla directamente dentro del mismo diagrama, mientras que una Actividad de Llamada hace referencia a un proceso separado que puede reutilizarse en otros diagramas.
¿Puede una Actividad de Llamada llamarse a sí misma?
No. BPMN no admite la invocación recursiva de procesos. Una Actividad de Llamada debe referenciar otro proceso distinto.
¿Qué sucede si un Subproceso de Evento y el proceso principal se ejecutan al mismo tiempo?
Si el Subproceso de Evento es interrumpido, detendrá el flujo principal. Si es no interrumpido, se ejecutará en paralelo sin afectar el proceso principal.
¿Cómo sé cuándo usar un Subproceso Transaccional?
Úselo cuando el subproceso deba completarse por completo o revertirse. Es ideal para operaciones financieras, legales o sensibles.
¿Es un Subproceso Ad-Hoc solo un grupo de tareas?
No exactamente. Aunque agrupa tareas, la distinción clave es que no define una secuencia: el orden de ejecución es flexible o queda a discreción de los participantes.
¿Pueden los subprocesos contener otros subprocesos?
Sí. BPMN permite la anidación de subprocesos. Un Subproceso Integrado, por ejemplo, puede contener otro subproceso dentro de él.
Conclusión
Los subprocesos son esenciales para crear modelos BPMN claros, estructurados y efectivos. Al comprender las diferentes opciones — incrustados, impulsados por eventos, reutilizables, ad-hoc y transaccionales — obtienes la flexibilidad para representar desde rutinas simples hasta excepciones complejas y flujos colaborativos.
Elegir el tipo correcto de subproceso hace que el proceso sea más comprensible para todos los involucrados y más fácil de mantener con el tiempo. Además, las buenas prácticas en torno a la documentación y la reutilización ayudan a estandarizar y fortalecer la gobernanza a través de tus procesos de negocio.
