Diagrama de flujo del proceso de negocio de compras: Reducción de costos y transparencia

El diagrama de flujo del proceso de negocio de compras de una empresa sirve para estructurar y agilizar la adquisición de bienes, servicios o mano de obra de proveedores externos.

Es esencial que estas adquisiciones se realicen al mejor precio posible, cumpliendo también con los requisitos de la organización en cuanto a calidad, cantidad, tiempo de entrega, disponibilidad y ubicación.

Hoy en día, muchas empresas e instituciones públicas han establecido diagramas de flujo de adquisiciones para garantizar la transparencia y equidad en sus actividades de compra. Estos procesos estructurados ayudan a prevenir el fraude, reducir el sobreprecio y desalentar la colusión entre proveedores.

Beneficios de un Diagrama de Flujo de Proceso de Negocio de Compras Bien Definido

Más allá de minimizar pérdidas y fraudes, un diagrama de flujo de compras ofrece varias ventajas clave:

Las empresas que invierten en optimizar sus procesos de negocio de compras obtienen una ventaja significativa sobre los competidores y construyen una base para un crecimiento sostenible. Estas mejoras en los procesos contribuyen a ventajas competitivas a largo plazo que a menudo son decisivas en el mercado.

A continuación se muestra un ejemplo de un diagrama de flujo de proceso de negocio de compras que puede implementarse directamente o personalizarse para adaptarse a las necesidades y objetivos específicos de su organización.

Ejemplo de un Diagrama de Flujo del Proceso de Compras

HEFLO proporciona el siguiente ejemplo de un diagrama de flujo del proceso de negocio de compras, ilustrando los pasos clave comúnmente involucrados en las actividades de adquisición.

Este ejemplo incluye la mayoría de las tareas estándar típicamente asociadas con los procesos de compra. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, el diagrama de flujo es completamente adaptable y puede personalizarse para adaptarse a las necesidades, estructura y objetivos específicos de su organización.

Como se ilustra en este ejemplo, el diagrama de flujo del proceso de adquisición incluye cinco carriles distintos dentro de la piscina, cada uno representando un rol o departamento clave involucrado en el proceso:

• Solicitante: La persona de cualquier departamento que está autorizada para iniciar solicitudes de compra.
• Gerente: Responsable de evaluar la solicitud y aprobar los gastos relacionados con la adquisición.
• Empleado de Compras: Maneja el proceso de adquisición, incluyendo cotizaciones y realización de pedidos.
• Almacén: Gestiona la recepción y almacenamiento de los bienes adquiridos.

Desglose Paso a Paso del Proceso de Adquisición

Inicio
El Solicitante, basado en los datos de inventario, identifica la necesidad de reemplazar un artículo, ya sea porque está agotado o ha alcanzado su punto de reorden, y envía una solicitud al Gerente.

Análisis Gerencial
El Gerente revisa la solicitud y decide:

• Si la compra es innecesaria: rechaza la solicitud e informa al solicitante, finalizando el proceso.
• Si la compra es válida: instruye al Empleado de Compras para comenzar el proceso de cotización.

Proceso de Cotización
El Empleado de Compras recopila la información requerida y obtiene al menos tres cotizaciones de diferentes proveedores.
Se crea un informe consolidado comparando:

• Precios
• Cantidades
• Programas de entrega
• Términos de pago

Este informe se envía al Gerente o al centro de costos para un análisis adicional.

Decisión sobre Cotizaciones
El Gerente evalúa las cotizaciones basándose en factores como:

• Costo-beneficio
• Confiabilidad del proveedor
• Disponibilidad de fondos

Luego elige una de las siguientes opciones:

• Solicitar ajustes de cotización al Empleado de Compras
• Rechazar todas las cotizaciones y cancelar la solicitud
• Aprobar la compra y autorizar el envío de la orden de compra al proveedor

Realización y Procesamiento del Pedido

• El Empleado de Compras registra el pedido con el proveedor seleccionado y finaliza la compra utilizando la orden de compra.
• Se establece un cronograma de entrega con el proveedor.

Recepción de Bienes o Servicios
Dependiendo de la naturaleza de la adquisición:

• Para servicios: El Solicitante supervisa la entrega, valida el servicio y lo aprueba.
• Para productos: El Almacén recibe los bienes y confirma la entrega contra la orden de compra.

Finalización
Al recibir, el Almacén envía la factura a Cuentas por Pagar, que procesa el pago y cierra oficialmente el proceso de adquisición.

Explora y Personaliza Este Diagrama de Flujo en HEFLO

Te invitamos a abrir este diagrama de flujo del proceso de adquisición directamente en el Modelador de HEFLO. Con esta poderosa herramienta BPM basada en la nube, puedes editar el diagrama para que coincida con la realidad de tu empresa, imprimirlo para propósitos de documentación o presentación, y acceder a una biblioteca de otros diagramas de procesos de negocio listos para usar. Aprovecha la interfaz intuitiva de HEFLO para adaptar y optimizar tu flujo de trabajo de adquisiciones con facilidad.

Además, también puedes descargar una documentación completa y profesional de este ejemplo de mapa de proceso utilizando el enlace a continuación. El documento fue generado por HEFLO después de capturar todas las tareas.

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