Diagramme de flux du processus d'achats: Réduction des coûts et transparence

Le diagramme de flux du processus d'achat d'une entreprise sert à structurer et rationaliser l'acquisition de biens, services ou main-d'œuvre auprès de fournisseurs externes.

Il est essentiel que ces acquisitions soient réalisées au meilleur prix possible, tout en répondant aux exigences de l'organisation en matière de qualité, quantité, délai de livraison, disponibilité et localisation.

Aujourd'hui, de nombreuses entreprises et institutions publiques ont établi des diagrammes de flux d'achat pour garantir la transparence et l'équité dans leurs activités d'achat. Ces processus structurés aident à prévenir la fraude, réduire les surcoûts et décourager la collusion entre les fournisseurs.

Avantages d'un diagramme de flux de processus d'achat bien défini

Au-delà de la réduction des pertes et des fraudes, un diagramme de flux d'achat offre plusieurs avantages clés :

Les entreprises qui investissent dans l'optimisation de leurs processus d'achat obtiennent un avantage significatif sur leurs concurrents et construisent une base pour une croissance durable. Ces améliorations de processus contribuent à des avantages concurrentiels à long terme qui sont souvent décisifs sur le marché.

Ci-dessous un exemple de diagramme de flux de processus d'achat qui peut être soit mis en œuvre directement, soit personnalisé pour répondre aux besoins et objectifs spécifiques de votre organisation.

Exemple de diagramme de flux de processus d'achat

HEFLO fournit l'exemple suivant d'un diagramme de flux de processus d'achat métier, illustrant les étapes clés couramment impliquées dans les activités d'achat.

Cet exemple inclut la plupart des tâches standard généralement associées aux processus d'achat. Cependant, comme mentionné précédemment, le diagramme de flux est entièrement adaptable et peut être personnalisé pour répondre aux besoins, à la structure et aux objectifs spécifiques de votre organisation.

Comme illustré dans cet exemple, le diagramme de flux du processus d'achat comprend cinq couloirs distincts au sein de la piscine, chacun représentant un rôle clé ou un département impliqué dans le processus :

• Demandeur : La personne de n'importe quel département qui est autorisée à initier des demandes d'achat.
• Manager : Responsable de l'évaluation de la demande et de l'approbation des dépenses liées à l'acquisition.
• Employé des achats : Gère le processus d'achat, y compris les devis et les commandes.
• Entrepôt : Gère la réception et le stockage des biens acquis.

Décomposition étape par étape du processus d'achat

Initiation
Le Demandeur, basé sur les données d'inventaire, identifie le besoin de remplacer un article—soit parce qu'il est épuisé, soit parce qu'il a atteint son point de réachat—et soumet une demande au Manager.

Analyse managériale
Le Manager examine la demande et décide :

• Si l'achat est inutile : il rejette la demande et informe le demandeur, mettant fin au processus.
• Si l'achat est valide : il demande à l'Employé des achats de commencer le processus de devis.

Processus de devis
L'Employé des achats rassemble les informations requises et obtient au moins trois devis de différents fournisseurs.
Un rapport consolidé est créé comparant :

• Les prix
• Les quantités
• Les délais de livraison
• Les conditions de paiement

Ce rapport est envoyé au Manager ou au centre de coûts pour une analyse plus approfondie.

Décision sur les devis
Le Manager évalue les devis en fonction de facteurs tels que :

• Le rapport coût-bénéfice
• La fiabilité du fournisseur
• La disponibilité des fonds

Puis choisit l'une des options suivantes :

• Demander des ajustements de devis à l'Employé des achats
• Rejeter tous les devis et annuler la demande
• Approuver l'achat et autoriser l'envoi de la commande au fournisseur

Passation et traitement de la commande

• L'Employé des achats enregistre la commande auprès du fournisseur sélectionné et finalise l'achat en utilisant le bon de commande.
• Un calendrier de livraison est établi avec le fournisseur.

Réception des biens ou services
Selon la nature de l'achat :

• Pour les services : Le Demandeur surveille la livraison, valide le service et l'approuve.
• Pour les produits : L'Entrepôt reçoit les biens et confirme la livraison par rapport au bon de commande.

Finalisation
À la réception, l'Entrepôt envoie la facture au Comptabilité fournisseurs, qui traite le paiement et clôt officiellement le processus d'achat.

Explorez et Personnalisez Ce Diagramme de Flux dans HEFLO

Nous vous invitons à ouvrir ce diagramme de flux du processus d'achat directement dans le Modélisateur HEFLO. Avec cet outil BPM puissant et basé sur le cloud, vous pouvez modifier le diagramme pour correspondre à la réalité de votre entreprise, l'imprimer à des fins de documentation ou de présentation, et accéder à une bibliothèque d'autres diagrammes de processus métier prêts à l'emploi. Profitez de l'interface intuitive de HEFLO pour adapter et optimiser votre flux de travail d'achat en toute simplicité.

Vous pouvez également télécharger une documentation complète et professionnelle de cet exemple de carte de processus en utilisant le lien ci-dessous. Le document a été généré par HEFLO après avoir capturé toutes les tâches.

Consultez également notre bibliothèque d'exemples de diagrammes BPMN, prêts à être téléchargés, modifiés et personnalisés. Chaque processus est accompagné d'une documentation PDF complète pour faciliter leur compréhension et leur adaptation à vos besoins.