Qual a diferença entre gestão de processos e gestão por processos? Isso é realmente importante?

Pode parecer uma mera questão semântica sem relevância. Um detalhismo caprichoso e até erro de tradução ou mesmo desatenção ao digitar.

Mas, na verdade, existe uma grande diferença entre gestão de processo e gestão por processos.

Uma diferença importante, sim.

Podemos dizer, para iniciar a conversa e já te deixar curioso, que quem faz gestão por processos também faz gestão de processos.

Mas o inverso não é sempre verdade. Isto é: quem faz gestão de processos não necessariamente faz gestão por processos.

Vamos entender isso?

Então, confira neste post a diferença entre gestão de processos e gestão por processos.

O que é gestão de processos, afinal?

Ora, é simplesmente reconhecer a existência de processos em uma empresa e fazer seu gerenciamento de forma adequada.

Assim, quando uma empresa gerencia seus processos, se ele estiver fazendo isso direito, deverá:

• Identificar os processos;
• Analisar como são executados no momento (As Is);
• Procurar oportunidades de melhoria;
• Modelar os processos para serem operados com essas melhorias (To Be);
• Executá-los segundo essa nova modelagem;
• Monitorar os resultados (automatização dos processos);

Ajustar os procedimentos e promover novas melhorias conforme a análise dos resultados (melhoria contínua).

Uma organização que faz isso com seus processos, ou ao menos com boa parte deles, está praticando a gestão de processos.

Agora que você entendeu o que é gestão de processos, acredita que dessa forma pode proporcionar o melhor desempenho para o seu negócio?

Na verdade, o fato de gerenciar processos em sua empresa é importante, mas quem quer realmente descobrir como melhorar a gestão de uma empresa deve dar um passo a adiante. É preciso gerenciar por processos, o que significa mudar a maneira com a empresa é estrutura e departamentalizada.

Em outras palavras: a gestão de processos é fundamental para quem deseja implantar a gestão por processos. Mas esta tem implicações muito maiores e demanda uma mudança organizacional e a implantação de uma cultura de processos na empresa.

O que é gestão por processos, então?

A gestão por processos implica em abandonar velhas estruturas organizacionais e modelos de negócios onde as empresas eram organizadas tomando por base funções e departamentos e passar a organizá-las sob a ótica dos processos e de como elas agregam valor para a empresa e para seus cliente finais.

Assim, a empresa passa a ser encarada como uma sequência de processos, a chamada cadeia de valor. Um conceito inicialmente estudado por Michael Porter (entenda aqui: Tudo sobre a cadeia de valor de Porter e como ele faz sua empresa mais lucrativa).

Dessa forma, pode-se até nomear departamentos e áreas de atuação na empresa, mas é fundamental que os processos sejam entendidos como interdepartamentais. E que eles não terminam ou deixam de ser responsabilidade de uma área simplesmente porque a próxima atividade ou tarefa será executada por outro departamento.

Nesse contexto, troca-se um organograma vertical e hierarquizado por uma estrutura horizontal. Nesse modelo, a supervisão dos processos não é realizada pelo “chefe” daquele departamento ou seu gerente, mas pelo “dono do processo”.

O dono do processo é o colaborador que precisa que ele se realize adequadamente, caso contrário, não conseguirá agregar o valor necessário e contribuir para a satisfação do cliente final.

Mas o que acontece muitas vezes é que a velha estrutura departamental se mantém mascarada sob um véu de processos.

Os processos existem, são modelados, padronizados e otimizados, mas acabam confinados em nichos.

Não há comunicação ágil, não há troca de informações nem colaboração. Enfim, não se forma uma cadeia de valor contínua e fluida que a empresa tanto precisa.

Assim, existe até uma gestão de processos isolados, mas não existe uma gestão por processos, o que implica na mudança de paradigma organizacional.

A gestão por processos é uma estratégia de como gerenciar o negócio. Ela vai muito além do gerenciamento de processos individuais.

Para que tudo fique bem claro e você entenda o que é gestão por processos, vale a pena conferir a definição do ABPMP BPM CBOK V3.0:

É a aplicação de princípios, métodos e processos de BPM a uma organização, para assegurar o alinhamento da arquitetura e do portfólio de processos de negócio de ponta a ponta, com a estratégia e os recursos da organização, provendo um modelo de governança para a gerência e a avaliação de iniciativas de BPM.