Fluxograma do processo de compras: Redução de custos e transparência

O fluxograma do processo de compras de uma empresa serve para estruturar e agilizar a aquisição de bens, serviços ou mão de obra de fornecedores externos.

É essencial que essas aquisições sejam feitas ao melhor preço possível, atendendo também aos requisitos da organização em termos de qualidade, quantidade, prazo de entrega, disponibilidade e localização.

Hoje, muitas empresas e instituições públicas estabeleceram fluxogramas de compras para garantir transparência e justiça em suas atividades de compra. Esses processos estruturados ajudam a prevenir fraudes, reduzir sobrepreços e desencorajar a conluio entre fornecedores.

Benefícios de um Fluxograma de Processo de Compras Bem Definido

Além de minimizar perdas e fraudes, um fluxograma de compras oferece várias vantagens importantes:

As empresas que investem na otimização de seus processos de compras ganham uma vantagem significativa sobre os concorrentes e constroem uma base para o crescimento sustentável. Essas melhorias de processo contribuem para vantagens competitivas de longo prazo que muitas vezes são decisivas no mercado.

Abaixo está um exemplo de um fluxograma de processo de compras que pode ser implementado diretamente ou personalizado para atender às necessidades e objetivos específicos da sua organização.

Exemplo de um Fluxograma de Processo de Compras

A HEFLO fornece o seguinte exemplo de um fluxograma de processo de negócio de compras, ilustrando as etapas principais comumente envolvidas em atividades de aquisição.

Este exemplo inclui a maioria das tarefas padrão tipicamente associadas aos processos de compra. No entanto, como mencionado anteriormente, o fluxograma é totalmente adaptável e pode ser personalizado para atender às necessidades, estrutura e objetivos específicos da sua organização.

Como ilustrado neste exemplo, o fluxograma do processo de aquisição inclui cinco faixas distintas dentro do pool, cada uma representando um papel ou departamento chave envolvido no processo:

• Solicitante: O indivíduo de qualquer departamento que está autorizado a iniciar pedidos de compra.
• Gerente: Responsável por avaliar o pedido e aprovar despesas relacionadas à aquisição.
• Assistente de Compras: Lida com o processo de compras, incluindo cotações e realização de pedidos.
• Armazém: Gerencia o recebimento e armazenamento dos bens adquiridos.

Desmembramento Passo a Passo do Processo de Compras

Iniciação
O Solicitante, com base nos dados de inventário, identifica a necessidade de substituir um item — seja porque está esgotado ou atingiu seu ponto de reposição — e envia um pedido ao Gerente.

Análise Gerencial
O Gerente revisa o pedido e decide:

• Se a compra é desnecessária: rejeita o pedido e informa o solicitante, encerrando o processo.
• Se a compra é válida: instrui o Assistente de Compras a iniciar o processo de cotação.

Processo de Cotação
O Assistente de Compras reúne as informações necessárias e obtém pelo menos três cotações de diferentes fornecedores.
Um relatório consolidado é criado comparando:

• Preços
• Quantidades
• Prazos de entrega
• Condições de pagamento

Este relatório é enviado ao Gerente ou centro de custo para análise adicional.

Decisão sobre Cotações
O Gerente avalia as cotações com base em fatores como:

• Custo-benefício
• Confiabilidade do fornecedor
• Disponibilidade de fundos

Então escolhe uma das seguintes opções:

• Solicitar ajustes nas cotações ao Assistente de Compras
• Rejeitar todas as cotações e cancelar o pedido
• Aprovar a compra e autorizar o envio do pedido de compra ao fornecedor

Realização e Processamento do Pedido

• O Assistente de Compras registra o pedido com o fornecedor selecionado e finaliza a compra usando o pedido de compra.
• Um cronograma de entrega é estabelecido com o fornecedor.

Recebimento de Bens ou Serviços
Dependendo da natureza da aquisição:

• Para serviços: O Solicitante monitora a entrega, valida o serviço e o aprova.
• Para produtos: O Almoxarifado recebe os bens e confirma a entrega em relação ao pedido de compra.

Finalização
Após o recebimento, o Almoxarifado envia a fatura para Contas a Pagar, que processa o pagamento e encerra oficialmente o processo de compras.

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Além disso, você também pode baixar uma documentação completa e profissional deste exemplo de mapa de processo usando o link abaixo. O documento foi gerado pelo HEFLO após capturar todas as tarefas.

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